Hal Penting yang Harus Dilakukan Sebelum Mengadakan Event

WebinarMU - Sebuah event organizer berfungsi untuk merancang, mengawasi dan mengatur sebuah acara agar berjalan dengan lancar. Terkadang dari mereka memiliki sub divisi tersendiri untuk acara khusus seperti race management untuk mengelola perlombaan lari, event organizer untuk event umum, party planner untuk merencanakan acara pesta ulang tahun dan lain sebagainya. 

Hal ini dilakukan karena memastikan acara berjalan dengan lancar memang butuh persiapan dan penanganan yang matang. Oleh sebab itu untuk kamu yang sedang atau ingin mendalami dunia ever organizer kamu perlu mempersiapkan beberapa hal di bawah ini. 

1. Menjadwalkan General Meeting

Sesuai dengan namanya general meeting berarti pertemuan yang membahas hal-hal yang umum dan general seperti konsep acara, penentuan tempat dan lain sebagainya. Namun, general meeting biasanya diadakan bersamaan dengan client guna mereka bisa menyampaikan apa yang sudah menjadi ekspektasi mereka terhadap acara tertentu. 

Rapat ini juga bisa kamu adakan secara rutin guna membahas progress, kendala serta koordinasi yang dibutuhkan antar client dengan penyedia jasa. 

2. Internal Meeting

Apabila tadi membahas tentang konsep agenda yang diharapkan dengan klien, setelah itu kamu harus mengadakan rapat internal dengan tim EO guna mengkoordinasikan, dan membagi job description kepada para anggota agar progress acara dapat berjalan dengan lancar. 

Selain itu di dalam internal meeting kamu juga bisa menentukan deadline untuk tiap pekerjaan yang sudah di bagi agar persiapan dapat berjalan dengan tepat waktu. 

3. Anggaran Biaya

Setelah melakukan general meeting dengan klien kamu bisa membahas anggaran biaya dalam internal meeting atau perkumpulan yang terpisah. Setelah anggaran dana diberikan atau di setujui oleh dua belah pihak, tim event organizer harus membagikan secara adil sesuai dengan kebutuhan tiap divisi. 

Di sini kamu juga bisa membeli peralatan atau barang secara strategis agar kamu memiliki dana tidak terduga yang bisa dipakai pada saat terdesak.

4. Time Line Kerja

Setelah membagikan job description sesuai dengan divisi masing-masing dan juga pembagian dana yang di butuhkan, kamu harus menentukan timeline kerja yang tepat. Karena dalam pelaksanaan persiapan sebuah acara kita sering berhadapan dengan pekerjaan yang membutuhkan waktu tertentu untuk melaksanakan kegiatan tersebut seperti reservasi gedung, jadwal pengiriman proposal dan lain sebagainya. 

Oleh sebab itu memiliki timeline kerja untuk tim internal akan sangat membantu tim dalam memantau progress yang sudah mereka lakukan. 

5. Rundown Acara

Pada saat kamu sudah memiliki tanggal yang pasti waktunya kamu menentukan rundown acara. Pada dasarnya, rundown ini di buat di awal pada saat pembahasan konsep, namun pasti dalam persiapannya rundown yang sudah di buat harus di sesuaikan kembali. Hal ini terjadi karena biasanya ada satu dan lain hal dari pihak eksternal yang membuat kita merubah rundown tersebut. 

Itu adalah 5 persiapan penting sebelum mengeksekusi persiapan acara. Jangan lupa siapkan juga kendaraan untuk keperluan mobilitas pada saat bekerja. Kamu juga bisa melakukan sewa mobil dan motor apabila acara dilaksanakan di luar kota.